Jogszabályi háttér, érthetően.
Az e-számla kibocsátásának, befogadásának és archiválásának legfontosabb szabályai, közvetlen hivatkozásokkal a jogszabályokhoz.
Mitől elektronikus egy számla?
Az Áfa tv. szerint az előírt adatokat tartalmazó, elektronikusan kibocsátott és befogadott számla elektronikus számlának minősül. Ilyen lehet például az e-mailben elküldött PDF is.
A kibocsátástól a megőrzési idő végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalmának sértetlenségét és olvashatóságát. Ezt megfelelő üzleti ellenőrzési eljárás is biztosíthatja; a minősített elektronikus aláírás és az EDI a törvényben nevesített megoldások. Az elektronikus aláírás tehát nem minden e-számla esetében kötelező.
Az e-számla befogadása
Főszabály szerint szükséges a befogadó beleegyezése, kivéve, ha jogszabály másként rendelkezik. A NAV tájékoztatója szerint a beleegyezés ráutaló magatartással is megvalósulhat. EDI használatához előzetes írásbeli megállapodás szükséges.
Megőrzés elektronikus formában
Az elektronikus számlát elektronikusan kell megőrizni; a kinyomtatott példány önmagában nem helyettesíti ezt. A számviteli törvény hatálya alá tartozó, könyvelést alátámasztó bizonylatok megőrzési ideje legalább 8 év, olvasható és visszakereshető formában.
A digitális archiválás szabályait az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet határozza meg. A dokumentumokat a teljes megőrzési idő alatt védeni kell a módosítástól, törléstől, sérüléstől és jogosulatlan hozzáféréstől, és biztosítani kell olvashatóságukat. Aláírt dokumentumoknál az alkalmazott megőrzési módszerhez kapcsolódó aláírás-ellenőrzési és érvényességfenntartási követelményeket is teljesíteni kell.